Interview mit Non-Profit-Organisation
Ein Rückblick über den Website-Relaunch von Active Philanthropy

Active Philanthropy ist eine Philanthropie-Beratung und unterstützt Akteur:innen mit Wissen und Werkzeugen für wirkungsvolles Klima-Engagement. Der neue Webauftritt, den wir bei der Konzeption, Gestaltung und Entwicklung begleitet haben, schafft Klarheit, Vertrauen und einfachen Zugang zu Inhalten und Beratung.

Der Fokus des Website-Relaunchs der Non-Profit-Organisation lag auf einer klaren, reduzierten Struktur. Wichtig war uns, die vielseitigen Informationsangebote und den offenen Zugang zu Materialien und Beratung intuitiv erfahrbar zu machen. In einem intensiven kollaborativen Prozess entstanden ein präziser Look, durchdachte User-Journeys und eine Navigation, die die unterschiedlichen Zielgruppen in ihrer Haltung abholt.

Wir sprachen mit Stefanie Rocker, Chief Operating Officer (COO) bei Active Philanthropy und zentrale Schnittstelle im Projekt. Im Interview berichtet sie von Herausforderungen, Erkenntnissen und darüber, warum Haltung das Herzstück jeder Gestaltung ist – besonders beim Website-Relaunch einer Non-Profit-Organisation.

Als ihr euch entschieden habt, einen Relaunch eurer Website vorzunehmen – wie seid ihr vorgegangen? Beschreibt gern ein wenig genauer den Prozess, von der Entscheidung über das Lastenheft bis zur Agenturauswahl.

Stefanie: Der Entschluss zum Website-Relaunch war für uns ein strategisch wichtiger Schritt. Zu Beginn haben wir intern einen Projektplan aufgesetzt und gemeinsam im Team die Anforderungen und Wünsche an eine neue Website sorgfältig erarbeitet und strukturiert. Daraufhin folgte eine detaillierte Projektplanung mit klar definierten Verantwortlichkeiten, Zeitplänen und Arbeitspaketen. Ein zentrales Ziel war es, unsere bestehende Website deutlich zu verschlanken und benutzerfreundlicher zu gestalten.  Auf Basis dieser Vorarbeit entstand ein umfassendes Briefing für die Agenturauswahl. Wir haben konkrete Kriterien definiert – neben Preis und Konditionen waren uns auch Erfahrung mit ähnlichen Projekten, Referenzen, Arbeitsweise, Innovationskraft und das persönliche Bauchgefühl wichtig.  Von einem initialen Screening mit 14 Agenturen kamen fünf in die engere Auswahl und führten mit uns erste Gespräche.  Drei reichten anschließend Angebote ein – letztlich haben wir uns nach sorgfältiger Abwägung zwischen zwei finalen Kandidaten für ACB entschieden.

Was waren die zentralen Gründe für den Relaunch? Und die neue Website ist ja inzwischen online – konnten die primären Ziele, die ihr euch gesteckt habt, erfüllt werden?

Stefanie: Unsere bisherige Website basierte auf einer veralteten TYPO3-Version, deren Support auslief. Ein technisches Upgrade wäre mit erheblichem Aufwand und hohen Kosten verbunden gewesen – für unsere vergleichsweise schlanke Website nicht verhältnismäßig. 

Außerdem entsprach die Struktur und inhaltliche Ausrichtung der alten Seite nicht mehr unseren Bedürfnissen.

Der Relaunch bot also die Gelegenheit, nicht nur technisch, sondern auch inhaltlich und gestalterisch ganz neu zu denken. Wir sind sehr glücklich, dass wir mit dem neuen Auftritt all unsere Ziele erreichen konnten – eine klare, reduzierte Struktur, ein neues CMS, frisches Design und Inhalte, die unsere Organisation und unsere Zielgruppen besser abholen.

Wie lief die Kick-off-Phase? Was konntet ihr durch die Entwicklung der Personas mitnehmen? 

Stefanie: Die Kick-off-Phase war für uns spannend und intensiv. Die enge Timeline stellte eine Herausforderung dar, insbesondere, weil wir gleichzeitig das Team aktiv in den Prozess einbinden wollten. 

Die Arbeit mit Personas war für uns ungewohnt, aber sehr wertvoll. Sie haben uns geholfen, unsere Website aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und unsere Zielgruppen besser zu verstehen.
Auch wenn wir später im Projektverlauf nicht immer direkt auf die Personas zurückgegriffen haben, waren sie im Hintergrund ein wichtiger Orientierungsrahmen – insbesondere für ACB.

Für uns war es ein wichtiger Lernmoment, realistisch einzuschätzen, was eine Website für unsere Zielgruppen leisten kann – und was vielleicht nicht, da viele ohnehin über andere Kanäle den Kontakt zu uns suchen.

Wie liefen die Workshops und was konnte im Rahmen der Workshop-Phase erarbeitet werden? Welche Learnings gab es bzw. was nehmt ihr aus dem Prozess mit?  

Stefanie: ACB hat uns sehr professionell und strukturiert durch die Workshop-Phase begleitet. Die Vorbereitung war intensiv und teilweise fordernd, da es einiges an Vorarbeit zu leisten galt, um die Workshops produktiv zu gestalten. 
Im Rückblick war das absolut notwendig – ohne diesen klaren Fokus und die enge Begleitung hätten wir das Tempo des Projekts nicht halten können. Für uns war es ein wichtiger Lernprozess, Inhalte konkret und frühzeitig zu erarbeiten, um schnell handlungsfähig zu sein

Rückblickend auf die gemeinsamen Projektmonate: Könnt ihr den Prozess kurz aus eurer Sicht beschreiben? Welche Aspekte der Zusammenarbeit sind euch besonders im Gedächtnis geblieben?

Stefanie: Das Projekt wurde auf unserer Seite von unserer Kommunikationsleitung gesteuert – sie ist derzeit in Elternzeit, aber ich war eng eingebunden und stets über den aktuellen Stand informiert. Besonders in Erinnerung geblieben sind uns die intensive Phase der Contenterstellung sowie die finale Übergabe und der Go-live.

Während des gesamten Prozesses haben wir uns von ACB sehr gut begleitet gefühlt: schnelle Reaktionen, hilfreiche Rückfragen, regelmäßige Check-ins – all das hat wesentlich zum Gelingen beigetragen.

Gerade die regelmäßigen Austausche, auch außerhalb des Trello-Boards, waren wichtig, um Dinge zu klären, die schriftlich manchmal schwer greifbar waren. Gegen Ende des Projekts haben uns diese Formate etwas gefehlt, was auch daran lag, dass wir in Zeitverzug geraten sind und das Projekt bei ACB eigentlich schon abgeschlossen war.

Welche Kapazitäten waren von eurer Seite aus nötig, um den Relaunch zu stemmen?

Stefanie: In der intensiven Startphase des Projekts war eine Vollzeitstelle notwendig, um die Vielzahl an Aufgaben zu koordinieren und die nötigen Inputs aus dem Team zusammenzuführen. 

Zusätzlich war das Team für etwa ein bis zwei Tage mit der Erarbeitung und Lieferung von Inhalten eingebunden. Unser Leitungsteam war punktuell bei Entscheidungen, Freigaben und Workshops involviert.

Sobald der Content stand, wurde es auf unserer Seite etwas entspannter – der Aufwand schwankte dann je nach Projektphase.

Gibt es eine besondere Erinnerung oder ein Highlight im Zuge des Relaunchs, das ihr gern teilen möchtet?

Stefanie: Ein ganz besonderer Moment war für uns die zweite Version des Mockups der Startseite. Die erste Version hatte uns noch nicht ganz abgeholt – umso größer war die Freude, als die überarbeitete Version genau unseren Vorstellungen entsprach. 
Ab da konnten wir uns richtig vorstellen, wie stark und klar die neue Website werden würde, und hatten das Vertrauen, dass das wirklich gut wird.

Ein weiteres Highlight war natürlich der Launch selbst – die Spannung, die Vorfreude, und letztlich die große Erleichterung, dass alles reibungslos lief. ACB hat unglaublich schnell reagiert, wenn kleinere Probleme aufkamen – besser hätten wir es uns nicht wünschen können.

Welche Veränderungen und Neuerungen – in Bezug auf Design und/oder Funktionalitäten – an eurem Web-Auftritt findet ihr besonders erwähnenswert?

Stefanie: Die neue Website besticht durch ihre Klarheit und Einfachheit. Besonders hervorzuheben ist die intuitive Navigation – man findet sich sehr schnell zurecht, was für unsere Zielgruppen enorm wichtig ist.

Wie kommt ihr mit der neuen Website zurecht? In Bezug auf Aktualisierungen im Backend, auch im Vergleich zu eurem alten Web-Auftritt?

Stefanie: Wir kommen bisher sehr gut mit dem neuen System zurecht. Viele Änderungen können wir eigenständig vornehmen – das war uns wichtig und stellt im Vergleich zur alten TYPO3-Seite eine deutliche Verbesserung dar.

Habt ihr schon Feedback – von eurer Community und auch von außerhalb – zur neuen Website bekommen?

Stefanie: Offiziell haben wir die neue Website noch nicht groß angekündigt, aber aus verschiedenen Richtungen kam bereits Feedback. Viele haben bemerkt, dass sich etwas verändert hat – die Seite wirke viel moderner und Inhalte seien leichter zu finden. Das freut uns natürlich sehr.

Was habt ihr im Rahmen des Relaunchs gelernt? Was würdet ihr anderen Organisationen mitgeben wollen, wenn sie ein ähnliches Vorhaben angehen? Erzählt gern ein bisschen …

Stefanie: Wir würden jedem empfehlen, einen Relaunch in Angriff zu nehmen – auch wenn noch nicht alles „perfekt“ ist.
Eine Website darf sich weiterentwickeln, so wie es auch Organisationen tun. Was wir gelernt haben: Man sollte sich unbedingt genug Zeit einplanen. Besonders, wenn intern viele Abstimmungen nötig sind, wird der Aufwand schnell unterschätzt. Und manchmal ist ein etwas größeres Budget am Ende sogar wirtschaftlicher, weil externe Unterstützung Aufgaben übernimmt, die intern zu viel Kapazität binden würden.

Entscheidend ist aber die Zusammenarbeit mit der richtigen Agentur – und die hatten wir in ACB. Sie haben uns mit Pragmatismus und Expertise durch den Prozess begleitet, ohne dogmatisch zu sein, und gleichzeitig klar kommuniziert, wenn aus ihrer Sicht etwas nicht sinnvoll war. Diese externe Perspektive war für uns oft sehr hilfreich.

Habt ihr noch abschließende Worte oder Gedanken, die bisher nicht aufgegriffen wurden? :)

Stefanie: Wir möchten uns ganz herzlich bei ACB bedanken – für die professionelle Begleitung, die Geduld, den klaren Blick und das Herzblut, das sie in dieses Projekt gesteckt haben.

Wir haben uns in jeder Phase des Relaunchs sehr gut aufgehoben gefühlt und können die Zusammenarbeit wirklich uneingeschränkt weiterempfehlen.

Das Interview mit Stefanie wurde nach dem Relaunch der Website von Active Philanthrophy im April 2025 geführt. Danke auch von uns für die netten Worte und die großartige Zusammenarbeit!