Wenn ihr den Launch oder Relaunch eurer Website plant, stellen sich zunächst eine ganze Menge Fragen: von den Zielsetzungen über Inhalte und Gestaltung bis zu den Funktionen und technischen Anforderungen an die Website. Antworten auf diese Fragen bündelt das Lastenheft – es ist ein mehrseitiges Dokument, in dem das Konzept rund um die Website schriftlich festgehalten wird.
Definition: Was ist ein Lastenheft?
In einem Lastenheft werden alle eure Anforderungen und Wünsche an eure Website festgehalten. Was ist das Ziel eurer Website und wen soll sie ansprechen? Wie soll sie aufgebaut sein und welche Inhalte werden wo platziert? Welche Eigenschaften und Funktionen braucht ihr für eure Angebote und um die Zielgruppen zu erreichen?
All diese Fragen (und noch mehr) werden bei der Erstellung eines Lastenheftes beantwortet – es ist somit eine umfangreiche Skizzierung eurer Website. Ein Lastenheft steckt den Horizont für euer Webprojekt ab und legt den Grundstein für die anschließende Umsetzung und die Zusammenarbeit mit einer Webagentur.
Oftmals ist das Lastenheft bereits Teil der Ausschreibung für die Webentwicklung und es macht Anbieter:innen besser deutlich, wo es hingehen soll.
Definition: Lastenheft
Das Lastenheft ist ein mehrseitiges Dokument, das die Anforderungen und Erwartungen zum Beispiel an eine Website detailliert beschreibt. Es gibt Auskunft zu den Zielsetzungen, Funktionen, Inhalten, Design und technischen Anforderungen. Damit bildet es die Grundlage für die Entwicklung der Website.
Aufbau & Gliederung: Was beinhaltet ein Lastenheft?
Der Umfang eines Lastenheftes hängt von der Komplexität eures Website-Projekts ab. Die Gliederung wird projektspezifisch erarbeitet, in der Regel werden folgende Aspekte aufgegriffen:
- Ziel und Zweck beschreiben, wofür eure Website genutzt werden soll und was eure Zielsetzungen sind.
- Mit der Zielgruppe wird festgelegt, wen ihr mit eurer Website ansprechen wollt.
- Unter Funktionalitäten wird alles aufgelistet, was auf eurer Website angeboten werden soll. Das können beispielsweise die Anmeldung zu eurem Newsletter, ein Veranstaltungskalender oder ein Kontaktformular sein.
- Auch die Inhalte werden in einem Lastenheft skizziert. Welche Texte und Informationen wollt ihr wo platzieren? Welche Bilder und Videos sollen gezeigt werden?
- Im Abschnitt Design könnt ihr festhalten, welche Farbgestaltung ihr euch für eure Website wünscht und welches Layout sie haben soll.
- Schließlich werden die technischen Anforderungen definiert. Das können beispielsweise Sicherheitsanforderungen oder die Kompatibilität mit verschiedenen Browsern, aber auch Endgeräten – wie responsives Design für Tablets und Smartphones – sein.
Zentral ist es, möglichst konkret den Umfang der Leistungen zu definieren, die ihr euch von der umsetzenden Agentur wünscht. Eine Lastenheft-Gliederung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- Ausgangssituation & Projektübersicht
Thema, Auftraggeber: in, Projektziele und Zielgruppe(n) - Anforderungen an Inhalte & Gestaltung
Beschreibung der konkreten Anforderungen bezüglich der Inhalte, des Umfangs (z. B. als vorläufige Sitemap) und des Designs der Website - Anforderung an Programmierung & Funktionalitäten
Beschreibung der konkreten Funktionalitäten und Anforderungen bezüglich der Programmierung der Website - Weitere Anforderungen
Anforderungen bezüglich Inklusion und Barrierefreiheit, Energieeffizienz, SEO und Sichtbarkeit, Datenschutz etc. - Projektabwicklung & Zeitplan
Wünsche und Anforderungen bezüglich der Projektdurchführung, des Projektmanagements sowie des Zeitplans - Hinweise zum Angebot & Kontakt
Anforderungen zur Abgabe eines Angebots sowie Kontaktdaten für die Ausschreibung
Ihr könnt diese Gliederung gern als Vorlage für euer Lastenheft nutzen. Wichtig ist dabei, die Anforderungen und Wünsche an eure Website so präzise wie möglich zu formulieren.
Je klarer ihr eure Website im Lastenheft skizziert, desto schneller und reibungsloser kann die weitere Planung und Umsetzung erfolgen. Es hilft außerdem dabei, Missverständnisse mit der umsetzenden Agentur zu vermeiden.
Lastenheft vs. Pflichtenheft
Lastenhefte beantworten die Frage, WAS alles gemacht werden soll. Es geht aber noch nicht um das WIE – also wie genau all die Anforderungen und Wünsche an die Website umgesetzt werden sollen. Damit unterscheidet sich ein Lastenheft von einem Pflichtenheft, das anschließend den konkreten Fahrplan für den Entwicklungsprozess beschreibt sowie Aufgaben und Verantwortlichkeiten festhält.
Ist es sinnvoll, das Lastenheft mit einer Agentur zu erstellen?
Vorab: Im Folgenden geht es konkret um ein Lastenheft für einen Launch oder Relaunch einer Website.
Das Lastenheft hilft der Webagentur, die das Projekt später umsetzen soll, zu verstehen, wie ihr euch eure Website vorstellt und was euch dabei wichtig ist. Dementsprechend kalkuliert die Agentur dann auch das Angebot.
Ihr steckt bei der Ausarbeitung eures Lastenheftes also knietief im Entwicklungsprozess: Denn die Ideen und Vorstellungen für eure Website konkret, greifbar und user-orientiert festzuhalten und dabei die technischen Kniffe mitzudenken, ist so wenig trivial wie es klingt.
Es gibt daher viele gute Gründe, euch bei der Erstellung eines Lastenheftes begleiten zu lassen.
Wann ihr euch von einer Agentur Unterstützung holen solltet
Ihr habt selbst nicht genug Expertise im Team und wisst noch nicht genau, was und wohin ihr wollt.
Eine gute Agentur bringt die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen in Webdesign und -entwicklung mit. Sie kann euch so bestens unterstützen, Ziele zu definieren, alle wichtigen Aspekte mitzudenken und diese für eure Website sinnvoll und gut realisierbar zusammenzuführen. Agenturen kennen durch ihre Erfahrungen aus anderen Webprojekten bewährte Lösungsansätze und nützliche Learnings, die sie bei euch einbringen können.
Ihr könnt euch natürlich auch selbst einarbeiten, doch das kostet Zeit und geht nicht mal so fix nebenbei – Website-Konzeption ist ein komplexes Thema.
Ihr wollt euer Projekt möglichst zügig und durchdacht angehen.
Ein Lastenheft zu erstellen, kann oft zu einem mühsamen und langen Prozess werden. Eine Agentur nimmt euch dabei viel Arbeit ab und helfen, eure Website fokussiert zu durchdenken, die richtigen Fragen zu stellen und den Weg hin zum fertigen Lastenheft zu vereinfachen. Besonders gut eignen sich dafür Sprint-Prozesse, bei denen die Zusammenarbeit in kurzen, aber intensiven Zyklen und mit klaren Zielsetzungen erfolgt – und unterm Strich schneller zu eurem fertigen Lastenheft führt.
Ihr habt konkrete Vorgaben für das Budget und den Zeitplan.
Gerade, wenn ihr ein festes Budget und wenig bis keinen Spielraum habt, ist es wichtig, vorher genau zu durchdenken, was ihr wollt und braucht. Eine Agentur kann euch direkt Rückmeldungen geben, wie gut sich beispielsweise bestimmte Wünsche an eure Website in einem vorgegebenen Kosten- und Zeitrahmen umsetzen lassen und welche Alternativen es gibt. Das hilft dabei, realistische Ziele und Pläne zu formulieren – so kann man sicherstellen, dass das Budget nicht aus allen Nähten platzt. Je durchdachter das Lastenheft ist, desto detaillierter könnt ihr euch Angebote einholen und die späteren Leistungen mit der Agentur vertraglich festhalten.
Ihr wollt mehr darüber erfahren, wie wir Lastenhefte und ganze Websites in Sprint-Prozessen effizient gemeinsam mit euch umsetzen können?
Wann ihr euer Lastenheft auch ohne Agentur erstellen könnt
Ihr habt die richtige Expertise in eurem Team.
Falls ihr für jeden Bereich, den ihr im Lastenheft abdecken wollt, ein:e Expert:in habt, dann braucht ihr nicht unbedingt eine Agentur. Wichtig sind vor allem Kenntnisse in Projektmanagement und Konzeption, User Experience, Design und Coding – diese Expertisen sollten im besten Fall von Anfang an zusammen gedacht werden. Wenn ihr in den Bereichen gut aufgestellt seid, könnt ihr euer Lastenheft auch eigenständig erstellen oder vorarbeiten und gegebenenfalls eine Agentur drüberschauen lassen.
Ihr plant ein kleines, überschaubares Projekt, das ihr selbst gut abschätzen könnt.
Ihr plant eine kleinere Website – zum Beispiel einen Onepager – mit geringerem Funktionsumfang und könnt die Anforderungen an das Projekt selbst gut definieren? Dann ist es auch gut möglich, euer Lastenheft eigenständig und ohne eine Agentur zu erstellen.
Euer Budget erlaubt nur das Allernötigste.
Die Beauftragung einer Agentur ist natürlich mit Kosten und damit mit zusätzlichen Hürden für viele Organisationen verbunden. Gleichzeitig kann es auf lange Sicht und in der Projektumsetzung auch Kosten einsparen, wenn mehr Wert auf die Konzeptionsphase gelegt und das Lastenheft direkt mit der professionellen Brille erstellt wird.
Aber Hand aufs Herz: Natürlich sind wir als Webagentur nicht unparteiisch, wenn wir über die Vor- und Nachteile einer professionellen Erarbeitung von Lastenheften schreiben. Das liegt auch daran, dass wir oft wenig durchdachte und ziemlich wild zusammengesetzte Lastenhefte vorgelegt bekommen. Diese sind für den weiteren Projektverlauf – vorsichtig gesagt – oft nicht besonders hilfreich. ;)
Unserer Erfahrung nach kann eine professionelle Unterstützung daher sehr sinnvoll – vor allem, wenn ihr keine entsprechenden Web-Expert:innen bei euch im Team habt.
Was ihr bei der Auswahl der Agentur beachten solltet
Wenn ihr nach der richtigen Webagentur sucht, um euer Lastenheft zu erstellen, gibt es einige Dinge bei der Ausschreibung oder Suche zu beachten:
- Klare Vorgaben und Kostentransparenz: Es ist wichtig, dass ihr euch schon vorab Gedanken darüber macht, was ihr mit der Website erreichen wollt und welche Ziele ihr verfolgt. Auch das vorhandene Budget und der Zeitrahmen sollten klar abgesteckt sein, damit das Lastenheft eure Anforderungen und Wünsche an die Website realistisch widerspiegelt.
- Leistungen und Referenzen: Es ist immer sinnvoll, vorab einen Blick auf das Leistungsspektrum und das Portfolio der Agentur zu werfen. Hat sie vielleicht schon mit ähnlichen Zielgruppen gearbeitet? Und was sagen andere Kund:innen über die Zusammenarbeit? Authentisch wirkende Testimonials mit vollem Namen, möglicherweise auch mit Bild, sind hier ein gutes Zeichen.
- Die Chemie muss stimmen! Eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist wichtig, um auch Uneinigkeiten offen ansprechen zu können und Missverständnisse zu vermeiden. Wenn ihr euch für die Erstellung eines Lastenheftes mit einer Agentur entscheidet, ist das auch eine gute Möglichkeit, die Agentur und das Team kennenzulernen und auszuloten, ob ihr gut zusammenarbeiten könnt – ohne zu viele Kosten zu riskieren. Wenn ihr direkt ins Launch- oder Relaunch-Projekt einsteigt und später merkt, dass ihr nicht gut zusammenpasst, ist das meist viel ärgerlicher.
Fazit: Wenn ihr für die Erstellung eines Lastenheftes nicht genug Expertise im Team habt, holt sie euch dazu!
Sofern in eurem Team nicht die notwendigen Expertisen für die Konzeption eurer Website vorhanden sind, ist es aus unserer Sicht daher ratsam, sich Unterstützung von einer Webagentur dazu zu holen. Gleichzeitig habt ihr die Sicht von außen, das heißt auch eine sinnvolle Überprüfung eures Vorhabens ohne Tunnelblick.
Ein professionell erstelltes, gut durchdachtes Lastenheft kann dabei helfen, dass euer Projekt reibungslos(er) und auf lange Sicht auch kostengünstiger abläuft – und ihr am Ende eine Website bekommt, die bestmöglich auf eure Anforderungen und Ziele zugeschnitten ist.
Ihr wollt euch bei der Erstellung eures Lastenheftes unterstützen lassen?
Schreibt uns gern an und wir finden gemeinsam heraus, wie ein guter Start in euer Webprojekt aussehen kann. Füllt dafür einfach unseren Projektplaner aus:
