Für NGOs, Vereine, Stiftungen
Home-Office und Fundraising in Zeiten von Corona

Für viele NGOs ist die Zeit im Homeoffice gerade wirklich hart! Verzweiflung durch Spendeneinbrüche, kostenaufwendige Eventausfälle und die plötzliche Umstellung auf Home-Office und Online-Kommunikation? Bei unserem monatlichen (und diesmal virtuellen) Event, unserem Stammtisch für die gute Sache, haben wir zusammen mit NGOs ein kleines Hilfspaket geschnürt …

Im März war das Thema unseres Stammtisch für die gute Sache: „COVID-19: Was tun als NGO?“ Wir haben uns gemeinsam darüber ausgetauscht, wie Kommunikation, Fundraising und andere Arbeitsprozesse für NGOs auch im Home-Office funktionieren können. Die Ergebnisse haben wir hier für euch zusammengefasst. Vielen Dank für die hilfreichen Inputs von allen Teilnehmer:innen!

Enger Kontakt zur Zielgruppe – geht das auch für NGOs im Homeoffice?

Ihr habt gerade das Problem, dass persönliche Events ausfallen, der Laden zu ist und leider die nächste Veranstaltung flach fallen muss? 

So könnt ihr auch online super mit eurer Zielgruppe Kontakt halten:

• Online-Beratung
  Für viele Stiftungen sind Beratungsgespräche ein Muss. Zum Glück könnt ihr die auch als NGO im Homeoffice aufrecht erhalten. Das geht ganz individuell und im geschützten Rahmen zum Beispiel über assisto.

• Virtuelle BarCamps
  BarCamps sind für viele soziale Unternehmen unverzichtbar. Hier kommt die gute Nachricht: Die sind auch online möglich! C2C haben mit ihrem BarCamp schon einmal vorgemacht, wie das im Home-Office für NGOs gehen kann.

• Online-Events
  Wie könnt ihr eure Veranstaltungen trotz Corona halten und in Kontakt mit eurer Zielgruppe bleiben? Mit praktischen Online-Tools, wie der Live-Event-Plattform Hopin (nicht mehr online). Oder verwandelt Vorträge in Online-Events mithilfe eines Live-Streams! Es gibt Broadcaster-Softwares, die euch dabei helfen.

• Flash-Mob-Events
  Flash-Mobs online? Hä, wie das denn? Organisiert euch und eure Zielgruppe, Influencer sowie alle, auf die es ankommt. Dann plant einfach eine gemeinsame coole Aktion. Das ist auch virtuell möglich, wenn man etwas umdenkt. Dem Internet und der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt …  :)

Fundraising für NGOs im Homeoffice während der Corona-Pandemie

COVID-19 betäubt uns gerade alle, auch Fördermitglieder und Helfer:innen. Das heißt nicht, dass Fundraising gerade verboten ist. Auch im Homeoffice ist das möglich und für viele NGOs ist es nun wichtiger denn je, Spender:innen zu behalten und zu finden. 

Hier gilt es, nun besonders verständlich zu sein und sanft zu handeln:

• These 1: Give love!
  Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, bei Spender:innen nachzuhorchen, wie es ihnen geht und Verständnis zu zeigen. Eventuell könnt ihr sogar anbieten, Spenden auszusetzen. Macht dabei gleichzeitig transparent, was die Krise mit euch macht.

• These 2: Abwarten
  Leute sich erst mal sortieren lassen und momentan nicht offensiv nach Spenden fragen, solange es kein akutes oder zeitdringliches Thema ist.

• These 3: Kontext herstellen
  Wenn Spendenaufrufe gemacht werden, das Thema Coronavirus möglichst nicht ausblenden, sondern lieber thematisieren, warum gerade mitten in dieser Krise Spenden an euch besonders wichtig sind.

• These 4: Anders helfen lassen
  Lasst euch, falls möglich, andere Formen des Supports als nur Geldspenden einfallen. Bedenkt aber die Umstände eurer Unterstützer:innen: Manche haben gerade mehr Zeit als sonst und Langeweile, andere dafür Doppelbelastung, da sie Kids zuhause betreuen und arbeiten müssen. Seid kreativ, aber stets auch rücksichtsvoll. 

• These 5: Storytelling
  „Gemeinsam schaffen wir …“ –  Storytelling mit Aussicht auf Happy End in irgendeiner Form, ist nun wichtiger denn je!

Die richtigen Tools fürs Homeoffice

Online-Kommunikation kann so einfach sein, wenn man weiß, wie! Wir sind Homeoffice-Profis und arbeiten schon seit Jahren remote und trotzdem zusammen im Team. Hier sind ein paar unserer Lieblinge und noch zahlreiche andere Go-To-Tools vieler NGOs.

Unsere Lieblinge: 

• Trello ist unser Online-Büro und dient als Dreh- und Angelpunkt sämtlicher Kommunikation 
• Skype für Echtzeit-Kommunikation mit wenigen Teilnehmer:innen (Calls und Chats) 
• Google Drive fürs gemeinsame Arbeiten an Docs 
• Milanote als Organisations-Tool um visuell Ideen, Pläne oder Mood-Boards umzusetzen

Über unsere Lieblinge hinaus findet ihr hier viele andere hilfreiche Tools zur Kommunikation im Homeoffice für NGOs: 

• Slack als Tool zur Echtzeit-Kommunikation für größere Teams
• Telegram als Messenger, sicher & kostenlos 
• Zoom für Video-Konferenzen, für größeren Gruppen & mit stabiler Bildschirmübertragung (aktuell wegen Datenschutz kritisiert)
• Jitsi Meet als verschlüsselte & kostenfreie Option für Video-Calls ohne Anmeldung (nicht mit allen Browsern kompatibel & Bildschirmübertragung oft instabil)
• Google Hangouts für Video-Meetings, aber nur mit Google-Account 
• Whereby für Video-Meetings ohne Anmeldung (jeder mit Link kann teilnehmen)
• Strawpoll Sekundenschnell Umfragen erstellen und Stimmungsbilder einholen
• Slido als Q&A-Tool und zur Live-Umfragenerstellung 
• Tricider für gemeinsames Brainstorming und live-Abstimmungen, ohne Anmeldung

Weitere empfehlenswerte Tools fürs gemeinsame Remote-Arbeiten im NGO-Homeoffice: 

• Toggl fürs Timetracking, um auch zuhause am Schreibtisch Überstunden zu timen
• Miro Online-Whiteboard fürs gemeinsame Brainstormen
• Docusign für elektronische Signaturen
• E-Post zum digital Post verschicken
• GoFile für den Datentransfer
• Nuudel macht Termine online vereinbaren easy
• Asana als Plattform zur Arbeitsverwaltung
• Agantty als kostenloses Projektmanagement-Tool
• Meistertask als Online-Task-Management-Tool mit Servern in EU (für DSGVO gut aufgestellt)
• OneDrive fürs gemeinsame Arbeiten als Alternative zu Google Drive

Mit 5 Tipps zur guten Online-Konferenz

Mit dem Team der Stiftung oder mit euren NGO-Mitarbeiter:innen im Homeoffice einfach eine Online-Konferenz abhalten? – super Idee! Aber wie die Diskussion moderieren? Wie folgen dann alle Teilnehmer:innen der Präsentation? 

Keine Panik! Wir haben ein paar Kniffe für euch:

• Gute Technik: Investitionen wie gute noise-canceling Kopfhörer und geräuschlose Tastaturen sind sinnvoll beim Arbeiten im Home-Office. Egal ob beim Skype-Gespräch zu dritt oder bei Online-Konferenzen zu eurem Fundraising-Event mit 30 Leuten. 

• Host bestimmen: Bei Online-Konferenzen gilt dasselbe wie in der realen Welt: Einen Host bestimmen, die oder der die Leitung übernimmt.

• Mikros stumm schalten: Störgeräusche sind leicht zu vermeiden, indem man das Mikro nur anschaltet, solange man spricht. So bleibt die Kommunikation auch bei vielen Redner:innen klar.

• Orientierung geben: Als Redner:in regelmäßig Updates geben, auf welcher Folie man sich gerade befindet oder besprochene Punkte live markieren. Und am besten die Agenda vorab teilen!

• Redner:innen-Liste: Auch in der Online-Welt sind Handzeichen möglich! Einfach per Emoji ein Handzeichen ✋ in den Chat posten. In Zoom und bei Jitsi gibt es sogar eine Hand heben-Funktion. So entsteht auch online eine Diskussion!

Findet noch mehr Tipps, wie ihr euer Online-Meeting als NGO im Home-Office effektiver gestalten könnt.

Digitales Onboarding ganz einfach

Mithilfe zahlreicher Online-Tools sind Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiter:innen auch online im Home-Office für NGOs leicht zu bewältigen. Wir machen das vor allem über Trello. Es gibt öffentlich zugängliche Boards (Beispiel-Board 1, Beispiel-Board 2), an denen man sich orientieren kann.

Beim Online-Onboarding kommt das Persönliche schnell zu kurz. Versucht, Sozial-Rituale aufrechtzuerhalten – auch virtuell!

Konzipiert auch jetzt den ersten Arbeitstag als etwas Besonderes. Verabredet euch doch zu einem gemeinsamen Kennenlernen per Video. So fühlt sich die neue Mitarbeiter:in sofort wohl und kennt zu den Namen der Ansprechpartner:innen auch ein Gesicht. :)

Team-Building , aber virtuell? – Na klar!

Klingt komisch, ist es anfangs vielleicht auch, aber dann macht es allen Spaß und lockert die Stimmung. Hier sind unsere Vorschläge, wie ihr auch zu Lockdown-Zeiten im Homeoffice mit den Kolleg:innen eurer NGO das Mittagspausegefühl am Leben erhaltet!

• Virtueller Kaffeeklatsch: Trefft euch einfach wöchentlich zum Kaffee trinken und labern vor’m Laptop anstelle der Büro-Kantine 
• Einführung einer Emojis-Pflicht: Das kann zwar den Gesichtsausdruck nicht ersetzen, aber trotzdem Emotionen transportieren. Durch Emojis und Smileys können Missverständnisse vorgebeugt werden und die Stimmung auch in stressigen Zeiten aufgelockert werden. 
• Online-Sessions: Die gemeinsame Yoga-Session in der Mittagspause einfach per Video-Call 
• Kaffeemaschinenhangout: Schaltet doch einfach einen Live-Stream für euer Team und jedes Mal, wenn sich eine:r ’nen Kaffee macht kurz mal die Kamera anmachen und „Hallo“ sagen! 
• Gemeinschaftliche Feierabenddrinks sind auch zu Zeiten der Corona-Pandemie und auch im Homeoffice ein Ding! – nur eben online

Finanzielle Hilfe für NGOs

Was viele jetzt brauchen, ist Unterstützung. Wir haben für euch im Home-Office zur Corona-Pandemie einige Websites zusammengestellt, die NGOs finanzielle Hilfe leisten können. Wir sind keine Fachleute und die Informationslage ändert sich täglich. Daher sind die hier aufgeführten Informationen ohne Gewähr.

Die Corona-Hilfsprogramme der Bundesregierung und der Länder passen auf den ersten Blick oft nicht zu euch Vereinen oder Stiftungen.

Doch hier sind Tipps, die euch bestimmt weiterhelfen:

Steuerstundungen für gemeinnützige Organisationen

Steuerliche Erleichterungen in Zeiten von Corona: In einigen Fällen können Steuervergünstigungen oder Verlängerunge von Zahlungsfristen beantragt werden. Lest hier nach, was für euch aktuell zutrifft: Guide des Bundesfinanzministeriums „2021 I FAQ „Corona“ (Steuern)“.

Auch für NGOs im Homeoffice gibt’s Kurzarbeitergeld 

NGOs im Home-Office können Kurzarbeitergeld erhalten, wenn die Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind. Hier findet ihr weitere Informationen von der Bundesagentur für Arbeit. Auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales könnt ihr euch gut auf dem Laufenden halten.

Das Büro ist zu! Und nun?

• Hilfen für Mieter:innen: Die Bundesregierung arbeitet an Lösungsvorschlägen. Ein Mietenstopp ist nicht beschlossen, aber ein vorübergehendes Kündigungsverbot bei Mietausfällen bis zum 30.06.2022 steht auch für Gewerbemieten fest.
  Die Mieten müssen weiterhin bezahlt werden. Hier gilt leider: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben! Spätestens im Juni 2022 muss das Mietkonto wieder ausgeglichen sein.
• Solidarisch in Krisenzeiten: DMB und GdW fordern einen „Sicher-Wohnen-Fonds“, um Schuldenberge wegen anfallenden Mietkosten zu vermeiden. Doch bisher gibt es dazu noch keine Beschlüsse der Bundesregierung.

Notfallregelung für arbeitende Eltern

Die Kitas und Büros sind zu, die Großeltern in Selbst-Quarantäne und ein Überstundenabbau ist auch nicht möglich? Was ihr als Eltern tun könnt, wenn wirklich alle Stricke reißen:

Notfall-Unterstützung für Eltern mit Kindern: Wenn Eltern aufgrund mangelnder Kinderbetreuung nicht arbeiten können, muss ja dennoch irgendwo Geld herkommen. Was für Hilfen in Anspruch genommen werden können erfahrt ihr in dem Artikel des Familienportals unter „Finanzielle Hilfen und Unterstützung für Familien in der Corona-Zeit“. Leider ist die Seite mit den Infos nicht mehr online.

Lasst uns gemeinsam durch diese Krise gehen: Solidarität ist nun wichtiger denn je!

Ein ganz großes Danke an alle, die letzte Woche während unseres Stammtisch für die gute Sache mit uns diesen Artikel möglich gemacht haben. Vielen Dank für all euren Input und an alle, die ihre wertvollen Tipps beigetragen haben! :)