E-Mail-Marketing mit Wirkung
In 7 Schritten zum nachhaltigen Newsletter mit Impact

Habt ihr euch gefragt, wie ihr einen Newsletter gestalten könnt, der nicht nur nachhaltig, sondern auch rechtlich sicher und inhaltlich überzeugend ist? In diesem Artikel geben wir euch Tipps für umweltfreundliches E-Mail-Marketing. Wir führen euch Schritt für Schritt durch den Prozess: von der Zieldefinition und technischen Einrichtung über den inhaltlichen und visuellen Aufbau bis zu einer langfristig nachhaltigen Umsetzung. So seid ihr bestens vorbereitet, um euren Newsletter nicht nur grüner, sondern auch wirkungsvoller zu machen.

Ein nachhaltiger Newsletter beginnt mit guter Planung – und das zahlt sich aus: Geringer CO₂-Fußabdruck und gleichzeitig Inhalte, die gelesen, geöffnet und geschätzt werden. Denn wirklich nachhaltig ist ein Newsletter erst dann, wenn er Mehrwert bietet, funktioniert und langfristig Beziehungen stärkt. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr all das praktisch umsetzen könnt.

Lange galt E-Mail-Kommunikation als umweltfreundlich – schließlich ersetzte sie Papier. Doch digitale Aktivitäten haben ebenfalls ihren Preis: Jeder Klick im Netz verbraucht Energie. Laut einer Studie der Universität Lancaster (2021) verursachen Internetnutzung, Endgeräte und Rechenzentren weltweit 2,1 bis 3,9 % der jährlichen CO₂-Emissionen – ähnlich viel wie Japan, der sechstgrößte Emittent der Welt.

Auch Newsletter tragen dazu bei. Wie groß die Emissionen einer einzelnen E-Mail sind, zeigt die folgende Grafik:

Die gute Nachricht: Mit bewussten Entscheidungen könnt ihr euren CO₂-Fußabdruck deutlich senken – und gleichzeitig euren Newsletter-Impact stark erhöhen. Denn ein Newsletter ist weiterhin ein sehr effizientes Tool, um eure Zielgruppen zu erreichen. 

Wir zeigen euch in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie ihr nachhaltige Newsletter gestalten könnt.

Schritt 1 – Ziele definieren & Newsletter-Plattform auswählen

Bevor ihr euren umweltfreundlichen Newsletter auf den Weg bringt, stellt euch zwei grundlegende Fragen:

• Was wollt ihr erreichen? Vielleicht wollt ihr informieren, zu Aktionen oder Käufen motivieren, Wissen weitergeben, Bewusstsein schaffen oder eine treue Community aufbauen.
• Wen wollt ihr damit erreichen? Dabei könnt ihr ruhig mehrere Zielgruppen im Blick haben – je besser ihr sie kennt, desto passender könnt ihr eure Inhalte gestalten. Wenn ihr wirklich tief gehen wollt, entwickelt Personas für euren Newsletter und ihre Erwartungen an diesen. 

Sobald ihr klare Ziele und Zielgruppen definiert habt, könnt ihr euch an die Wahl der passenden E-Mail-Marketing-Plattform machen. Achtet darauf, dass der Anbieter zu euren funktionalen Anforderungen passt und möglichst nachhaltig arbeitet – also etwa auf erneuerbare Energien setzt und effiziente Server nutzt.

Ebenso wichtig ist die DSGVO-Konformität. Das Tool sollte die Datenschutzvorgaben einhalten und seine Server möglichst in der EU betreiben. Viele Anbieter machen diese Informationen transparent auf ihrer Website oder im Nutzerkonto.

Idealerweise bietet das Tool auch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) an – das ist wichtig, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.Unser Tipp: Wir als Agentur setzen auf Brevo (früher Sendinblue). Die Plattform mit Sitz in Berlin gleicht ihren CO₂-Ausstoß aus und engagiert sich für eine umweltfreundliche digitale Kommunikation.

Schritt 2 – Newsletter-Tool einrichten

Nachdem ihr euch für ein DSGVO-konformes Newsletter-Tool entschieden habt, geht es an die Einrichtung. Tragt zuerst die Grunddaten ein, z. B. den Namen eurer Organisation und die E-Mail-Adresse, von der der Newsletter verschickt werden soll.

Nutzt dafür unbedingt eine Adresse mit eurer eigenen Domain (z. B. newsletter@euredomain.de). Kostenlose Adressen wie Gmail können die Zustellbarkeit verschlechtern.

Damit eure Mails sicher im Posteingang landen und nicht im Spam-Ordner, braucht es das entsprechende technische Setup:

• SPF und DKIM: Die meisten Tools generieren DNS-Einträge für SPF/DKIM, die ihr bei eurem Domain-Anbieter (z. B. IONOS) hinterlegen müsst. Damit bestätigt ihr, dass das Tool berechtigt ist, in eurem Namen Mails zu senden.
  Gut zu wissen: DNS-Änderungen können bis zu 48 Stunden dauern. 
• DMARC: DMARC ist technisch optional, aber dringend empfohlen, um Phishing zu verhindern und die Zustellrate zu verbessern.

Klingt alles zu technisch? Schreibt den Support eures Newslettertools an und holt euch Unterstützung. Sind die technischen Grundlagen geklärt, geht es um die rechtskonforme Nutzung des Tools: Schließt eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab. Dieses Dokument ist Pflicht, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – viele Tools bieten die AVV direkt im Konto zum Download an.

Sobald das erledigt ist, könnt ihr eure Empfänger:innen-Liste anlegen und eventuell bestehende Kontakte importieren.
Achtung: Importiert nur Kontakte, die dem Newsletter bereits explizit zugestimmt haben (z. B. über Double-Opt-in).

Wenn ihr unterschiedliche Themen behandelt und verschiedene Zielgruppen ansprechen wollt, erstellt ihr für jedes Thema eine eigene Verteilerliste. So bekommen eure Abonnent:innen nur die Informationen, die für sie wirklich relevant sind. Denn nur wenn Inhalte auf die Empfänger:innen zugeschnitten sind, werden sie auch gelesen.

Schritt 3 – Newsletter-Formular in Website einbinden

Sobald eure Verteilerlisten stehen, könnt ihr direkt damit anfangen, neue E-Mail-Adressen zu sammeln. Am einfachsten geht das mit einem einladenden, übersichtlichen Anmeldeformular auf eurer Website – idealerweise auf einer energieeffizienten Website. 

Mit einem leicht zugänglichen Formular öffnet ihr euren Besucher:innen die Tür zu eurer Newsletter-Community – bewusst gestaltet, sodass eure zukünftigen Abonnent:innen sofort verstehen, was sie erwartet. 

Hier seht ihr ein Beispiel, wie ein solches Formular aussehen kann:

Damit ein Anmeldeformular ansprechend, rechtlich sicher und leicht zu bedienen ist, kommt es auf eine gut durchdachte und datenschutzkonforme Gestaltung an.

Hierbei sind folgende Punkte aus rechtlicher Sicht wichtig zu beachten:

• Inhalte und Versandhäufigkeit klar kommunizieren: Kommuniziert klar, welche Inhalte und wie häufig eure Leser:innen Post von euch bekommen – z. B. „Ihr erhaltet einmal im Monat Tipps rund um XY.“
  
• Datensparsamkeit: Fragt nur die Daten ab, die wirklich nötig sind.
• Einwilligung und Widerruf: Betont, dass keine Informationen ohne Einwilligung weitergegeben werden und dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.
  
• Datenschutzerklärung: Verlinkt eure Datenschutzerklärung direkt im Formular.
• Sichere Datenübertragung: Achtet unbedingt darauf, dass das Formular ausschließlich über HTTPS eingebunden ist, damit alle eingegebenen Daten verschlüsselt übertragen werden.

Schritt 4 – Newsletter rechtssicher gestalten & was wirklich wichtig ist

Mit dem Newsletter-Formular auf eurer Website ist der erste Kontaktpunkt geschaffen. Doch bevor ihr E-Mails versendet, müsst ihr sicherstellen, dass Anmeldung, Speicherung und Versand rechtlich sauber ablaufen.

Damit euer Newsletter nicht nur nachhaltig, sondern auch datenschutzkonform bleibt, gilt es einige Pflichtpunkte und DSGVO-Anforderungen zu beachten. 

Geht dabei am besten Schritt für Schritt vor – von der Anmeldung bis zum Versand.

Double-Opt-in-Verfahren

Den Anfang macht eine saubere Einwilligung eurer Empfänger:innen: Holt euch die bewusste Zustimmung eurer Abonnent:innen, indem ihr nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail mit Aktivierungslink verschickt und die Einwilligungen dokumentiert (Zeitstempel, IP-Adresse, Einwilligungstext). Tools wie Brevo bieten dafür integrierte Funktionen – das dient als Nachweis für die DSGVO-Konformität.

Datensparsamkeit & Speicherdauer

Datenschutz bedeutet nicht nur, Einwilligungen einzuholen, sondern auch, verantwortungsvoll mit Daten umzugehen. Die folgenden Punkte helfen euch, datensparsam und rechtskonform vorzugehen:

• Nur notwendige Daten speichern: In der Regel reicht die E-Mail-Adresse aus, optional ergänzt durch den Namen. Zusätzlich solltet ihr den Nachweis zur Anmeldung (Double-Opt-in) aufbewahren.
• Tracking transparent machen: Wenn ihr Öffnungen oder Klicks im Newsletter auswertet, gilt das als Tracking. Informiert eure Abonnent:innen darüber – zum Beispiel in der Datenschutzerklärung eurer Website und bereits bei der Anmeldung zum Newsletter.
• Widerspruch ermöglichen: Gebt Empfänger:innen die Möglichkeit, dem Tracking zu widersprechen, etwa über eine Checkbox im Anmeldeformular oder einen entsprechenden Hinweis im Newsletter.
• Daten regelmäßig prüfen: Daten müssen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Löscht inaktive Abonnent:innen oder fragt nach, ob weiterhin Interesse am Newsletter besteht.
  

Ein bewusster Umgang mit Daten stärkt nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Vertrauen eurer Abonnent:innen.

Newsletter in Datenschutzerklärung erwähnen

Neben dem verantwortungsvollen Umgang mit Newsletter-Daten spielt auch die korrekte Darstellung in der Datenschutzerklärung eine zentrale Rolle.

Wenn auf einer Website ein Newsletter-Anmeldeformular vorhanden ist, muss der Newsletter in der Datenschutzerklärung erwähnt werden. Dabei sollten folgende Punkte aufgeführt werden:

• dass ein Newsletter versendet wird
• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
• zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt
• auf welcher Rechtsgrundlage sie beruht
• welches Newsletter-Tool eingesetzt wird
• ob ein Tracking (z. B. Öffnungs- oder Klickraten) stattfindet

Zusätzlich empfehlenswert sind Angaben zum Double-Opt-in-Verfahren, zur Widerrufsmöglichkeit sowie zur Speicherdauer der Daten.

Pflichtangaben in jeder Newsletter-Mail

Auch jede einzelne Newsletter-Mail muss rechtlich sauber gestaltet sein. Empfänger:innen sollten sofort erkennen können, von wem die Nachricht stammt und welche Rechte sie haben. 

Die folgenden Angaben sollten daher in keiner E-Mail fehlen – am besten gebündelt im Footer:

• Ein vollständiges Impressum mit Firmenname, Anschrift und Kontaktmöglichkeiten. 
• Ein gut sichtbarer Abmeldelink, über den sich Leser:innen jederzeit unkompliziert austragen können.
• Ein Link zu eurer Datenschutzerklärung, damit klar ist, wie Daten verarbeitet werden und welche Rechte eure Abonnent:innen haben.

Bleibt am Ball!

Rechtliche Anforderungen und Tools ändern sich. Prüft regelmäßig eure Datenschutzerklärung, die DSGVO-Einstellungen eures Newsletter-Tools und ob eure AVV noch aktuell ist. 

Mit diesen Schritten schützt ihr nicht nur eure Abonnent:innen, sondern auch euer Unternehmen – und schafft langfristig Vertrauen!

Schritt 5 – Newsletter-Inhalte nachhaltig gestalten

Nachdem ihr nun wisst, wie ihr euren Newsletter datenschutzkonform aufsetzt, und die ersten Abonnent:innen an Bord sind, geht es endlich an das Herzstück eures nachhaltigen Newsletters: den Inhalt.

Wahrscheinlich habt ihr schon mehr Content, als ihr denkt, und müsst nicht bei null starten. Wer bereits Blogartikel, Guides oder Social-Media-Posts hat, kann daraus leicht Newsletter-Inhalte machen. Das spart nicht nur Aufwand, sondern sorgt auch dafür, dass wertvolle Informationen mehrfach genutzt werden – nachhaltig für euch und eure Leser:innen. Stichwort Content-Recycling! 

Hier sind unsere Tipps für die Inhaltserstellung eures umweltfreundlichen Newsletters:

Was eure Empfänger:innen im Posteingang sehen: Betreff und Vorschau

Der Betreff und die Vorschau entscheiden, ob euer Newsletter geöffnet wird. Setzt auf prägnante Formulierungen wie:

• „3 Tipps für umweltfreundliches E-Mail-Marketing“
• „DSGVO-safe & sichtbar: So klappt euer Mailing“

Ein paar einfache Optimierungen können eure Öffnungsraten spürbar verbessern:

• Emojis zu Beginn oder am Ende können Aufmerksamkeit erzeugen.
  
• Vermeidet Spam-Begriffe wie „GRATIS!“, „100 % kostenlos“ oder Betreffzeilen in VOLLEN GROßBUCHSTABEN – viele Spamfilter reagieren darauf empfindlich.
• Testet eure Betreffzeile, indem ihr euch den Newsletter selbst zuschickt. Prüft, ob der Text auf verschiedenen Geräten abgeschnitten wird oder ob Vorschau und Betreff gut zusammenspielen.
  

So sorgt ihr dafür, dass euer Newsletter professionell wirkt und eher geöffnet wird.

Kompakt und verständlich schreiben 

Lange Textblöcke schrecken ab. Setzt auf kurze Sätze, klare Sprache und eine übersichtliche Struktur. 

Wenn ein Thema umfangreicher ist, verlinkt lieber zu einem ausführlichen Blogartikel oder einer Seite auf eurer Website. So können Interessierte sich weiter informieren, und ihr zieht gleichzeitig Traffic auf eure Website.

Klare Call-to-Actions

Vermeidet zu viele Aufforderungen. Setzt stattdessen auf einen prägnanten Button, wie:

• „Jetzt Guide herunterladen“
• „Für das Webinar anmelden“
• „Zum ganzen Artikel“

So wissen Leser:innen sofort, was zu tun ist, und die Klickrate steigt.

Schritt 6 – Newsletter visuell gestalten 

Damit eure Inhalte ihre volle Wirkung entfalten, zeigen wir euch, worauf ihr beim Design achten solltet, wenn ihr euren nachhaltigen Newsletter gestaltet:

Responsives Design

Euer Newsletter sollte unbedingt auf allen Geräten funktionieren, denn 55 % aller E-Mails werden laut HubSpot auf mobilen Geräten geöffnet (Quelle: HubSpot (2023): The Ultimate List of Email Marketing Stats). Ohne responsive Gestaltung riskiert ihr, dass eure Inhalte unleserlich werden oder Buttons nicht klickbar sind.

So setzt ihr es um:

• Denkt responsiv von Anfang an:
  Plant Inhalte so, dass sie sich automatisch an jede Bildschirmgröße anpassen.
• Testet vor dem Versand:
  Prüft die Darstellung auf Smartphone, Tablet und Desktop – nur so stellt ihr sicher, dass alles perfekt lesbar und bedienbar ist.
  

Übersichtliche Struktur

Absätze, Zwischenüberschriften und Bullet-Points helfen den Leser:innen, die Inhalte schnell zu erfassen. So steigt nicht nur die Lesbarkeit, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, dass eure Botschaften wirklich ankommen.

Bilder und Grafiken

Sie unterstützen den Text, sollten aber sparsam eingesetzt werden. Achtet darauf, Grafiken auf eine möglichst geringe Dateigröße zu reduzieren. Hilfreiche Toolszur Bildkomprimierung sind beispielsweise Sqoosh oder TinyJPG. So sorgt ihr für schnelle Ladezeiten, schont die Umwelt und erhöht die Chance, dass eure Leser:innen den Newsletter wirklich gern öffnen.

Bei fremdem Material solltet ihr unbedingt die Rechte klären, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden.

Digitale Barrierefreiheit

Stellt sicher, dass ihr keine wichtigen Informationen ausschließlich über Bilder vermittelt und verseht alle Grafiken mit Alternativtexten, damit der Newsletter für alle zugänglich und barrierefrei ist.

Call-to-Actions visuell hervorheben

Eure Handlungsempfehlungen sollten auffällig, klar und gut platziert sein. Nutzt Kontrastfarben, ausreichend weißen Raum und eine prägnante Beschriftung, damit die Buttons oder Links sofort ins Auge fallen. Platziert sie strategisch, zum Beispiel direkt nach einem spannenden Abschnitt, damit Leser:innen den Call-to-Action leicht finden und anklicken können.

Schritt 7 – Langfristige Strategie fürs E-Mail-Marketing

Mit diesen Tipps für umweltfreundliches E-Mail-Marketing seid ihr schon gut aufgestellt. Doch echte Nachhaltigkeit endet nicht mit dem Versand eines Newsletters – sie benötigt eine langfristige Strategie.

Langfristige Themenplanung

Erstellt einen Redaktionsplan mit wiederkehrenden Formaten. Zum Beispiel:

• Monatstipp / Expertentipp → kurze, praxisnahe Tipps zu eurem Thema
• Behind the Scenes → Einblicke in eure Organisation oder Projekte
• Impact-Story / Erfolgsberichte → zeigt konkrete Ergebnisse eurer Arbeit oder die Wirkung von Projekten
• Interview-Serie → mit Teammitgliedern, Partnern oder Expert:innen, die spannende Einblicke geben
• Challenge oder Mitmach-Aktionen → motiviert die Community, aktiv teilzunehmen und sich einzubringen
• Leserfrage / FAQ → beantwortet regelmäßig eingesendete Fragen
• Top 3 Links / Empfehlungen → nützliche Artikel, Tools oder Ressourcen
• Infografiken oder Datenvisualisierung → stellt Erfolge, Zahlen und Zusammenhänge kompakt und verständlich dar

Legt feste Versandintervalle fest und plant saisonale Kampagnen oder besondere Aktionen frühzeitig ein.

Analyse von Daten

Nutzt Öffnungs- und Klickraten, um zu verstehen, welche Inhalte bei euren Leser:innen besonders gut ankommen. Mit A/B-Tests könnt ihr gezielt verschiedene Varianten von Betreffzeilen, Layouts oder Inhalten testen und auswerten. Diese Daten helfen euch, fundierte Entscheidungen zu treffen und eure Kampagnen stetig zu verbessern.

Aktive Einbindung der Community

Bindet eure Leser:innen ein, zum Beispiel durch Feedback, Umfragen oder personalisierte Inhalte, damit euer Newsletter nachhaltig und langfristig für sie relevant bleibt.

Automatisierungen

Vereinfacht euren Workflow durch automatisierte Prozesse. Willkommensstrecken, Reminder oder Reaktivierungskampagnen erhöhen die Relevanz eurer E-Mails. 

Segmentierte Follow-ups basierend auf dem Nutzerverhalten sorgen dafür sorgen, dass jede Nachricht möglichst passgenau ankommt. Viele Newsletter-Tools wie Brevo oder CleverReach bieten praktische Automatisierungsfunktionen, mit denen sich solche Abläufe einfach umsetzen lassen.

Verteilerlisten prüfen

Checkt eure Verteilerliste regelmäßig. Inaktive Abonnent:innen oder ungültige E-Mail-Adressen kosten nur Energie – im wahrsten Sinne. Tools wie MailerCheck sind hilfreich zur Listenbereinigung und E-Mail-Verifizierung, um eure Aussendungen schlank, aktuell und effizient zu halten.

Mit einer durchdachten Strategie wird euer Newsletter effizient, wirkungsvoll und vertrauenswürdig. Wenn ihr ihn bewusst plant, datenschutzkonform umsetzt und kontinuierlich optimiert, schafft ihr eine wirkungsvolle Verbindung zu euren Leser:innen und handelt gleichzeitig ökologisch verantwortungsvoll.Ein guter, nachhaltiger Newsletter ist mehr als nur ein Kommunikationskanal – er ist ein mächtiges Tool mit echtem Impact.

Disclaimer: Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung, sondern spiegelt unsere persönliche Meinung wider. Die Informationen sind rechtlich ohne Gewähr und wir übernehmen keine Haftung. Bitte im Zweifel immer eine Anwaltskanzlei zurate ziehen und die konkrete Ausgestaltung rechtlich bewerten lassen.